Traduction française ci-dessous

 

The Terms and Conditions are primarily drawn up in English. The English version is the leading agreement. For the Customer's comfort, these Terms and Conditions have been translated into Dutch, French, German, Spanish and Italian. These translated versions are neither leading nor binding, no rights can be taken away from them, even in the event of translation errors.

 

Sentobib - Terms and Conditions

Article 1: Definitions

- "Customer": the natural or legal person, partnerships without legal personality, as well as his representative and agent or employee, who has concluded or wishes to conclude an agreement with Sentobib.
- "Respondent": the individual who answers a survey of a libarary
- "Sentobib": The name of the research project for Libararys, facilitated by Sento Group BV ("Sento")
- "Agreement(s)": all, in relation to the Customer,  agreements used by Sento Group BV, to which these Terms and Conditions apply.
- "Use": the use of digital questionnaires, web space, database space, communication materials and all other services and products agreed with the Customer that Sentobib provides.

Article 2: General

These Terms and Conditions ("Terms and Conditions") apply both to the provision of services and to the sale of goods by Sento Group BV, hereinafter referred to as "Sento".

The Terms and Conditions are considered accepted by the Customer in full and without any reservation by placing an order. The Terms and Conditions and each specific Agreement constitute the entire and sole Agreement between the parties and supersede all previous oral or written agreements, proposals, promises, understandings or communications relating to the subject matter of the specific Agreement. Terms and Conditions of the Customer do not apply. Sento's delivery obligation for the services or products ordered by the Customer at the price set by Sento constitutes the main undertaking of the Agreement.

 

Article 3: Duration and termination

Unless otherwise agreed between the parties, the Agreement is entered into for 1 year from the start date of the Agreement. The unilateral termination by the Customer does not give right to any refund or compensation in any way whatsoever of payments already made or to be claimed. If the agreement is terminated, Sento's claims against the Customer are immediately due and payable and the amounts already invoiced and yet to be invoiced remain due, without any possibility to cancel.

Article 4: Prices

The prices communicated by Sento on the website and via other channels are always subject to obvious spelling errors or translation errors. Individual offers are revocable and valid for 60 days, unless otherwise stated in the quotation. All prices are in Euro and excluding VAT, unless otherwise indicated, and are payable as stated on the invoice. Invoices are payable by bank transfer. Unless otherwise agreed, the prices relating to the service are calculated for a period of one year. At the start of this period, the full price shall be paid in accordance with Article 5. Sento may have the possibility to offer other payment terms, this is clearly stated when confirming the participation.

The prices related to services may be changed by Sento at any time during the term of the Agreement. The Customer is informed of this via the website and also in an individual way via personally targeted communication. The changed prices will be payable by the Customer after two months from the individual notification, unless the Customer has made use of the possibility to terminate the Agreement free of charge and without justification. Cancellation by the Customer must be made by registered mail or electronically via https://www.Sentobib.eu within thirty calendar days following the individual notification of the changed prices.

Any promotions or discounts are per Customer and cannot be combined with other promotions or discounts. In case of abuse of promotions by the Customer, for example but not exhaustively by knowingly creating multiple accounts, Sento reserves all rights and Sento can decide, for example, but not exhaustively, not to apply promotions.

Article 5: Delivery, payment and protest terms

The delivery times specified by Sento are indicative and not binding, unless formally agreed otherwise. The deadlines are always formulated in working days. A reasonable delay in the delivery of the services or products can under no circumstances entitle Customer to cancellation of an order or compensation. Any complaint regarding the delivery, of whatever nature, must be notified in writing by the Customer to Sento within 8 working days from the delivery of the goods or the start date of the performance of the services. Any complaints regarding delivery or performance cannot be used as a pretext to suspend or delay payment of invoices. The lack of written protest of an invoice within 8 working days from its dispatch implies the irrevocable acceptance of the invoice and the amounts, products and services stated therein. Invoices must be paid within one month of the invoice date. If the Customer has not paid in full after 14 calendar days after the payment term, he is in default after the first reminder stating the consequences of the non-payment. If the Customer is in default, this has the following consequences: (i) the statutory interest is due on the outstanding amount; (ii) the Customer owes 15% of the principal amount in collection costs, or 40 euros if that amount is more than 15% of the principal, or, if the Customer is a Consumer, the amount due under applicable law; (iii) The service to the Customer may be suspended without further warning (and any website hosted by the Customer made inaccessible) until the outstanding amounts, including interest, have been paid; (iv) Sento has the right to dissolve or terminate the Agreement at its option pursuant to Article 2 and to take back any delivered good to the extent possible.

Article 6: Rules of conduct and notice/takedown

The Customer shall at all times cooperate in good faith with Sento in order to promote the provision of the services. The Customer shall at all times use the services in accordance with Sento's Terms and Conditions, as amended from time to time. You can read the most recent version in this document. If the customer fails to comply with his obligations arising from these Terms and Conditions, he agrees to bear all costs and charges related to the additional services performed by Sento to remedy any problems resulting from the Customer's failure to comply with his obligations. Sento can in no way be held liable for technical or other malfunctions both inside and outside the Sento network, such as, for example, any failure of the internet connection or servers, or for errors by suppliers. The Customer is solely liable for the proper use of the good, service or software, taking into account the specifications and instructions of Sento.

Article 7: Right of withdrawal

Since the customer is a professional user, any right of withdrawal on the provision of these services is not applicable.

Article : 8 Liability

Sento is not liable in the context of the conclusion or execution of the Agreement. Sento is also expressly not liable for (but not limited to) indirect damage, consequential damage, lost profit, missed savings, damage due to business interruption, ... The customer must at all times first assess all information and purchased services and delivered results for the correctness and make a well-considered responsible judgment about what he will do with for example research results, and whether this does not have a negative impact on the customer or his business operations. The customer is also ultimately responsible for distributing or communicating about the survey in a correct manner and for ensuring that sufficient and varied response is achieved to draw relevant conclusions from this.

The Customer is liable to Sento for damage caused by an error or shortcoming attributable to him. The Customer indemnifies Sento against claims regarding non-compliance with the rules of conduct in these Terms and Conditions when using the services or goods by or with the consent of the Customer. This indemnity also applies to persons who, although not employees of the Customer, have nevertheless used the services or goods under the responsibility or with the consent of the Customer.

Article 9: Intellectual property rights

All intellectual property rights with regard to the products and/or services as well as the designs, software, documentation and all other materials that are developed and/or used in preparation or execution of the Agreement between Sento and the Customer, or the data resulting from it, are vested exclusively in Sento or its suppliers. The provision of products and/or services does not entail any transfer of intellectual property rights. The Customer only acquires a non-exclusive and non-transferable right of use to use the products and results of the services for the agreed purposes. The customer also has the right to request a copy of his data from Sento once. Sento reserves the right to keep all information collected through the survey for the customer so that it can be made available to him in the future, by Sento or another entity to which Sento transfers the research, in such a way that an evolution measurement(s) can be visualized in the customer's dashboard or reports. The collected data will also be provided anonymously to the Universities and bodies involved in the research. In such use, the Customer will strictly adhere to the conditions laid down in the Terms and Conditions or otherwise imposed on the Customer. The Customer shall not publish, reproduce or make available to a third party the products and results of the services in whole or in part in any way without the prior written consent of Sento. The Customer shall not remove or alter any indications of Sento or its suppliers regarding copyrights, brands, trade names or other intellectual property rights.

Sento is permitted to take technical measures to protect its products, services or goods. If Sento has secured these products, services or goods by means of technical protection, the Customer is not permitted to remove or evade this security, except if and insofar as the law provides to the contrary.

Article 10: Force majeure

Events of force majeure (such as there but not exhaustively: internet failure, servers, systems, social circumstances, ...) will, for as long as that event lasts, release Sento from its obligations under these Terms and Conditions, provided that Sento informs the Customer in writing or by e-mail and describes the force majeure, and immediately continues the execution of the relevant obligations when and insofar as the event of force majeure is disappeared. The Customer shall not be entitled to claim compensation for Sento's failure to fulfil any of its contractual obligations as a result of an event of force majeure.

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Article 11: Personal data and GDPR

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11.1 Personal data of the respondent

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The questionnaire completed by the respondents does not contain any questions about personal data or identification data. No questions or data are collected in any way and at no time that can be traced back to the identity of the individual. The completion of the questionnaire is therefore completely anonymous at all times. Due to the anonymous nature, there is no possibility to find out who has completed a certain survey, and it is therefore not possible to ask after completing the survey to view, change or delete answers.

Within the meaning of the General Data Protection Regulation (GDPR), the customer may never process personal data within the framework of Sentobib using Sento's services, products or goods. The Customer hereby guarantees not to use the services or goods provided for the processing of personal data and indemnifies Sento against all damage or claims based on the assertion that any processing of personal data using the services or goods would be unlawful. (see also "add own questions", article 2.5)

No personal data is collected for the respondent competition either. The survey system picks winners from the respondents via the system described in Article 4 ("Determination of winners"). Respondents who won will see a separate message after completing the survey, with a unique code and the request to contact the research team via an email address. In this way, the research team only comes into contact with the winners and avoids having to collect personal data from each respondent. Winners can at any time and on simple request by e-mail or letter, ask Sento Group BV to view, change or delete their personal data.

 

11.2 Personal data of the customer

 

Sento only collects the minimum necessary personal data from the customer to enable the correct functioning of its systems and the correct handling of the investigation. When registering the libarary for participation, you will be asked for the surname, first name, email address of the contact person of the libarary who wishes to participate in the study. The contact person must create a password to access the system in combination with his or her e-mail address. This contact person can change his or her password at any time. The customer or his contact person (contact persons) must choose a unique password that only serves to access the Sentobib system. Sento will occasionally keep the contact person informed about the investigation during the duration of the investigation via the e-mail address provided. The contact person can indicate at any time that they no longer wish to receive these update e-mails. Only e-mails that are necessary to handle invoicing cannot be refused.

Once logged into the system, the contact person has the opportunity to add other colleagues within the libarary to the research system. In this way, other people can also follow up on the research. The contact person provides their surname, first name and email address. These additionally added people will receive an e-mail with an invitation to confirm that they wish to follow up on the research for the libarary.

Contacts can request through simple notification via e-mail (contact [at] sentogroup [dot] eu) to view, change or delete their personal data (surname, first name, email address). At least one contact address remains required for the handling of the invoicing due, as long as this invoice has not been paid.

 

11.3 Data retention

 

The data about the libarary, the contact person and the collected data from the research itself are stored on servers in Europe, secured with adequate and common security measures and regularly backed up. In the event of 'data breaches' or other form of hacking, Sento Group undertakes to take the necessary countermeasures as soon as possible and will inform the customers and contacts.

Article 12: Ownership of data

The data and contact details collected in the study are stored and processed by Sento Group. This data can be provided to the partners in the research, such as the universities or sector organisations, in an anonymised form and for scientific analysis. This means that the research data provided to the partners is stripped of all links with the individual participating libarary. In this way, the academic partners and sector organisations can use the grouped and anonymised data to conduct scientific research and support the sector. In this way, however, the anonymity of the individual results of the participating libarary is also guaranteed. Sento Group may transfer all data and data from the research to third parties at any time.  The customer can request a copy of the  own collected research data via simple request to Sento Group, who provides it in the form of an Excel file or other form.

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Article 13: Personalised survey

 

Sentobib provides a system (form via website) in which the libarary passes on basic information about its own offer and its own operations to the research team. Based on this information, the survey for the libarary is personalized so that the relevant questions are asked to the respondents for that libarary. The libarary also has the possibility to add its own questions to the survey, for example for locally specific research questions. It is forbidden to ask for personal data (name, e-mail address, address, ...) of the respondents in these own libarary questions. The investigation is completely anonymous and brought in line with the GDPR legislation, adding such questions about personal data would put the research for the libarary in violation of this legislation and the promised anonymity for the respondent. Finally, the libarary has the possibility, if desired, to go through the entire survey in advance and to indicate which questions, or answer options, it wishes to have deleted in its own survey. Some questions or answer options cannot be deleted for technical reasons. This is clearly indicated in the form.

Once the personalisation form is sent via the personalisation system, this information is final and the survey is programmed as such. A message is displayed prior to sending that additionally checks whether one is sure that the information is correct and complete. In principle, changes to the questionnaire are no longer possible afterwards. The research team can be contacted if changes are still desired, the team can respond to this as much as possible. Once the survey is announced to the public of the libarary and thus the collection of responses has started, no changes are possible.

 

Article 14: Response, method and results

 

Sentobib provides a clear briefing explaining a number of possibilities to make the survey known to its own audience, past visitors and non-visitors. Sentobib also provides a variety of personalised communication materials. The libarary can choose from this without obligation and use these materials in its own communication channels. If the libarary wishes to develop other materials, for example in its own corporate identity, this can be done on its own initiative without the prior permission of Sentobib. The personal survey link and QR code as well as some logos of the survey are therefore made available. The materials provided are suitable for printing, for example in the form of flyers or posters. The choice to have materials printed is up to the customer, who takes charge of the printing costs. Flyers may not be distributed in the public domain (outside the libarary) and may not be thrown on public roads.

The invitation to respondents to participate in the survey is distributed by the libarary itself, with or without the help of the briefing and the provided communication materials. Sentobib cannot guarantee that response will be achieved or how many respondents will be reached. The number of respondents can be consulted at any time on the results page (dashboard) that Sento makes available to the customer, and can be reached via login in the system. There are no limits on the number of respondents who can be reached by a libarary. The communication materials and the briefing offer opportunities to make the questionnaire generally known to visitors, dropouts and non-visitors (convenience sample). The possibility to survey random visitors in the libarary via the libarary's own surveyors with a tablet or mobile phone is also offered (random sample), for this purpose a separate briefing is made available. For the 'live' conduct of surveys via these surveyors, a mobile device (tablet or mobile phone) with an active internet connection must be made available by the customer, the survey is not made available on paper (due to its length and complex branches / dependencies).

In order to provide extra support and stimulation of response collection, Sentobib provides 'incentives' for the respondents. For each correct and complete survey, 1 (one) square meter of endangered rainforest or nature reserve is saved through the recognized organization World Land Trust. A maximum of 1000 (thousand) square meters per participating libarary is determined. In addition, the participants (respondents) in the survey have a chance to win one of the trips worth 1000 (thousand) euros that will be raffled among the participants. The full participation regulations can be found on the home page of the survey for your libarary.

At the end of the research, the participating libarary will receive a personal research report with its own research results for its own libarary. This report also offers benchmarking with a group of similar libararys in or outside the country, and with national or European results. The possibilities for benchmarking are influenced by the final number of participating libararys, their location and characteristics, and the total response achieved by these libararys. Therefore, no guarantees can be offered in advance with regard to the composition of the 'clusters', the groups of libararys with which benchmarking will be possible, nor with regard to the national or European results. Sento is not responsible for the quality nor quantity of the response by the respondents, and is not responsible for errors. The client is responsible for interpreting the results within the context of one's own reality and is responsible for possibly taking any actions or decisions following the results and the report of this research.

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Article 15: Miscellaneous

The rights and obligations arising from this Agreement concluded with Sento for the Customer will not be transferable to third parties, in whole or in part, without the prior written consent of Sento. If a provision of an Agreement concluded with Sento or its application would become or be null and void or unenforceable for any party or circumstance,  this shall not affect the rest of the Agreement. Changes to contact details such as, for example, addresses, contacts and e-mail addresses of the Customer must be communicated to Sento immediately by the Customer. If the Customer fails to report this immediately, Sento can recover the costs for research or returned shipments from the Customer. The log files and other electronic or non-electronic administration of Sento constitute full proof of Sento's statements and the version of any (electronic) communication received or stored by Sento is considered authentic, unless proven otherwise by the Customer.

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Article 16: Applicable law and exclusive jurisdiction

This Agreement concluded with Sento is governed by Belgian law. Insofar as the rules of mandatory law do not prescribe otherwise, all disputes arising as a result of the Agreement will be submitted to the competent Belgian court for the district in which Sento is located.

Facilitator of the study:
Sento Group BV
Jachthoornlaan 22
2970 Schilde 
Belgium

Invoicing is organised centrally through the facilitator Sento Group BV:
VAT BE0783936281
IBAN BE35 7350 6047 4737
BIC KREDBEBB
 

Created and published on 1/3/2023

© Sento Group BV

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Sentobib - Termes et Conditions

Article 1 : Définitions

- « Client » : la personne physique ou morale, les sociétés de personnes sans personnalité juridique, ainsi que son représentant et son mandataire ou employé, qui a conclu ou souhaite conclure un contrat avec Sentobib.- « Répondant » : la personne qui répond à une enquête d’une bibliothèque- « Sentobib » : le nom du projet de recherche pour les bibliothèques, facilité par Sento Group BV (« Sento »)- « Contrat(s) » : tout contat, en relation avec le Client, utilisés par Sento Group BV, auxquels s’appliquent les présentes conditions générales.- « Utilisation » : l’utilisation de questionnaires numériques, d’espace Web, d’espace de base de données, de matériel de communication et de tous les autres services et produits convenus avec le client que Sentobib fournit.

Article 2 : Généralités

Les présentes conditions générales (« Conditions générales ») s’appliquent tant à la prestation de services qu’à la vente de marchandises par Sento Group BV, ci-après dénommée « Sento ».

Les Conditions Générales sont considérées comme acceptées par le Client dans leur intégralité et sans aucune réserve en passant la commande. Les Conditions générales et chaque Accord spécifique constituent l’intégralité et unique de l’Accord entre les parties et remplacent tous les accords, propositions, promesses, ententes ou communications oraux ou écrits antérieurs relatifs à l’objet de l’Accord spécifique. Les conditions générales du Client ne s’appliquent pas. L’obligation de livraison de Sento pour les services ou produits commandés par le Client au prix fixé par Sento constitue l’engagement principal du Contrat.

Les conditions générales sont principalement rédigées en anglais. La version anglaise est l’accord principal. Pour le confort du Client, les présentes Conditions Générales ont été traduites en néerlandais, français, allemand, espagnol et italien. Ces versions traduites ne sont ni suggestives ni contraignantes, aucun droit ne peut leur être retiré, même en cas d’erreurs de traduction.

Article 3 : Durée et résiliation

Sauf convention contraire entre les parties, le Contrat est conclu pour 1 an à compter de la date de début du Contrat. La résiliation unilatérale par le Client ne donne lieu à aucun remboursement ou indemnité de quelques manières que ce soit des paiements déjà effectués ou à réclamer. En cas de résiliation du contrat, les créances de Sento à l’encontre du Client sont immédiatement exigibles et les montants déjà facturés et à facturer restent dus, sans aucune obligation d’annulation.

Article 4 : Prix

Les prix communiqués par Sento sur le site Web et via d’autres canaux sont toujours sujets à des fautes d’orthographe évidentes ou à des erreurs de traduction. Les offres individuelles sont révocables et valables pendant 60 jours, sauf indication contraire dans le devis. Tous les prix sont en euros et hors TVA, sauf indication contraire, et sont payables comme indiqué sur la facture. Les factures sont payables par virement bancaire. Sauf convention contraire, les prix relatifs au service sont calculés pour une période d’un an. Au début de cette période, le prix total est payé conformément à l’article 5. Sento peut avoir la possibilité d’offrir d’autres conditions de paiement, ceci est explicitement indiqué comme un choix lors de la confirmation de la participation.

Les prix relatifs aux services peuvent être modifiés par Sento à tout moment pendant la durée du Contrat. Le client en est informé via le site Web et également de manière individuelle via une communication personnalisée ciblée. Les prix modifiés seront payables par le client après deux mois à compter de la notification individuelle, sauf si le client a fait usage de la possibilité de résilier le contrat sans frais et sans justification. L’annulation par le Client doit être effectuée par courrier recommandé ou par voie électronique par https://www.Sentobib.eu dans les trente jours calendaires suivant la notification individuelle des prix modifiés.

Toutes les promotions ou réductions sont par client et ne peuvent pas être combinées avec d’autres promotions ou réductions. En cas d’abus par le Client de promotions, par exemple, mais non exhaustivement en créant sciemment plusieurs comptes, Sento se réserve tous les droits et Sento ne peut, par exemple, mais pas de manière exhaustive, appliquer des promotions.

Article 5 : Conditions de livraison, de paiement et de protestation

Les délais de livraison indiqués par Sento sont indicatifs et non contraignants, sauf convention contraire expresse. Les délais sont toujours formulés en jours ouvrables. Un retard raisonnable dans la livraison des services ou produits ne peut en aucun cas vous donner droit à l’annulation d’une commande ou à une indemnisation. Toute réclamation concernant la livraison, de quelque nature que ce soit, doit être notifiée par écrit par le Client à Sento dans les 8 jours ouvrables suivant la livraison de la marchandise ou la date de début de l’exécution des prestations. Toute réclamation concernant la livraison ou l’exécution ne peut pas servir de prétexte pour suspendre ou retarder le paiement des factures. L’absence de protestation écrite d’une facture dans les 8 jours ouvrables suivant son envoi implique l’acceptation irrévocable de la facture et des montants, produits et services qui y sont indiqués. Les factures doivent être payées dans un délai d’un mois à compter de la date de facturation. Si le Client n’a pas payé en totalité après 14 jours calendaires après le délai de paiement, il est en défaut après le premier rappel indiquant les conséquences du non-paiement. Si le Client est en défaut, cela a les conséquences suivantes : (i) les intérêts légaux sont dus sur le montant restant dû ; (ii) le Client doit 15% du montant principal des frais de recouvrement, ou 40 euros si ce montant est supérieur à 15% du principal, ou, si le Client est un Consommateur, le montant dû en vertu de la loi applicable ; (iii) Le service au Client peut être suspendu sans préavis (et tout site Web hébergé par le Client rendu inaccessible) jusqu’à ce que les montants impayés, y compris les intérêts, aient été payés ; (iv) Sento a le droit de dissoudre ou de résilier le Contrat à son gré conformément à l’article 2 et de reprendre toute marchandise livrée dans la mesure du possible.

Article 6 : Règles de conduite et notification/retrait

Le Client doit à tout moment coopérer de bonne foi avec Sento afin de promouvoir la fourniture des services. Le Client doit à tout moment utiliser les services conformément aux Conditions générales d’utilisation de Sento, telles que modifiées de temps à autre. Vous pouvez lire la version la plus récente ici dans ce document. Si le client ne respecte pas ses obligations découlant des présentes conditions générales, il accepte de supporter tous les coûts et charges liés aux services supplémentaires fournis par Sento pour remédier à tout problème résultant du non-respect par le client de ses obligations. Sento ne peut en aucun cas être tenu responsable des dysfonctionnements techniques ou autres tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du réseau Sento, tels que, par exemple, toute défaillance de la connexion Internet ou des serveurs, ou des erreurs des fournisseurs qui en sont à l’origine. Le Client est seul responsable de la bonne utilisation du bien, du service ou du logiciel, compte tenu des spécifications et instructions de Sento.

Article 7 : Droit de rétractation

Le client étant un utilisateur professionnel, le droit de rétractation sur la fourniture de ces services n’est pas soumis au droit de rétractation.

Article : 8 Responsabilité

Sento n’est pas responsable dans le cadre de la conclusion ou de l’exécution du Contrat. Sento n’est pas non plus expressément responsable (mais sans s’y limiter) des dommages indirects, des dommages consécutifs, du manque à gagner, des économies manquées, des dommages dus à une interruption d’activité, ... Le client doit d’abord évaluer l’exactitude de toutes les informations et des services achetés et des résultats fournis et porter un jugement responsable et réfléchi sur ce qu’il en fera et si cela n’a pas d’impact négatif sur le client ou ses opérations commerciales. Le client est également responsable en dernier ressort de la distribution correcte de l’enquête et de veiller à ce que des réponses suffisantes et variées soient obtenues pour en tirer des conclusions.

Le Client est responsable vis-à-vis de Sento des dommages causés par une erreur ou un manquement qui lui est imputable. Le Client garantit Sento contre les réclamations concernant le non-respect des règles de conduite des présentes Conditions Générales lors de l’utilisation des services ou des biens par ou avec le consentement du Client. Cette indemnité s’applique également aux personnes qui, bien que n’étant pas des employés du Client, ont néanmoins utilisé les services ou les biens sous la responsabilité ou avec le consentement du Client.

Article 9 : Droits de propriété intellectuelle

Tous les droits de propriété intellectuelle concernant les produits et/ou services ainsi que les conceptions, logiciels, documentations et tout autre matériel qui sont développés et/ou utilisés dans la préparation ou l’exécution du Contrat entre Sento et le Client, ou les données qui en résultent, et collectées sont dévolus exclusivement à Sento ou à ses fournisseurs. La fourniture de produits et/ou de services n’entraîne aucun transfert de droits de propriété intellectuelle. Le Client n’acquiert qu’un droit d’utilisation non exclusif et non transférable pour utiliser les produits et les résultats des services aux fins convenues. Le client a également le droit de demander une copie de ses données à Sento une seule fois. Sento se réserve le droit de conserver toutes les informations collectées par le biais de l’enquête pour le client afin qu’elles puissent être mises à sa disposition à l’avenir, par Sento ou une autre entité à laquelle Sento transfère la recherche, de manière à ce qu’une ou plusieurs mesures d’évolution puissent être visualisées dans le tableau de bord du client. Les données collectées seront également fournies de manière anonyme aux universités et aux organismes impliqués dans la recherche. Dans une telle utilisation, le Client respectera strictement les conditions énoncées dans les conditions générales ou autrement imposées au Client. Le Client ne doit pas publier, reproduire ou mettre à la disposition d’un tiers les produits et les résultats des services en tout ou en partie de quelques manières que ce soit sans le consentement écrit préalable de Sento. Le Client ne doit pas supprimer ou modifier les indications de Sento ou de ses fournisseurs concernant les droits d’auteur, les marques, les noms commerciaux ou autres droits de propriété intellectuelle.

Sento est autorisée à prendre des mesures techniques pour protéger ses produits, services ou biens. Si Sento a sécurisé ses produits, services ou marchandises au moyen d’une protection technique, le Client n’est pas autorisé à supprimer ou à se soustraire à cette garantie, sauf si et dans la mesure où la loi prévoit le contraire.

Article 10 : Force majeure

Les événements de force majeure (tels que ceux-ci, mais de manière non exhaustive : panne Internet, serveurs, systèmes, circonstances sociales, ...) libèreront, aussi longtemps que durera cet événement, Sento de ses obligations en vertu des présentes Conditions Générales, à condition que Sento en informe le Client par écrit ou par e-mail et décrive la force majeure, et poursuive immédiatement l’exécution des obligations concernées lorsque et dans la mesure où l’événement de force majeure a disparu.  Le Client n’est pas en droit de réclamer une indemnisation pour le manquement de Sento à l’une quelconque de ses obligations contractuelles suite à un cas de force majeure.

 

 

Article 11 : Données personnelles et RGPD

11.1 Données personnelles du répondant

Le questionnaire rempli par les répondants ne contient aucune question sur les données personnelles ou les données d’identification. Aucune question ou donnée n’est collectée de quelques manières que ce soit et à aucun moment qui puisse être retracée jusqu’à l’identité de l’individu. Le remplissage du questionnaire est donc totalement anonyme à tout moment. En raison de la nature anonyme, il n’y a aucune possibilité de savoir qui a répondu à un certain sondage, et il est donc impossible de demander après avoir terminé l’enquête de voir, modifier ou supprimer des réponses.

Au sens du Règlement général sur la protection des données (RGPD), le client ne peut jamais traiter de données personnelles dans le cadre de Sentobib en utilisant les services, produits ou biens de Sento. Le Client garantit par la présente de ne pas utiliser les services ou biens prévus pour le traitement des données personnelles et indemnise Sento contre tout dommage ou réclamation fondé sur l’affirmation que tout traitement de données personnelles utilisant les services ou les biens serait illégal. (voir aussi « Ajouter ses propres questions », article 2.5)

Aucune donnée personnelle n’est non plus collectée pour le concours. Le système d’enquête sélectionne les gagnants parmi les répondants via le système décrit à l’article 4 (« Détermination des gagnants »). Les répondants qui ont gagné verront un message séparé après avoir répondu au sondage, avec un code unique et la demande de contacter l’équipe de recherche via une adresse e-mail. Ainsi, l’équipe de recherche n’entre en contact qu’avec les gagnants et évite d’avoir à collecter des données personnelles auprès de chaque répondant. Les gagnants peuvent à tout moment et sur simple demande par e-mail ou par lettre à Sento Group BV de consulter, modifier ou supprimer leurs données personnelles.

 

11.2 Données personnelles du client

Sento ne collecte que le minimum de données personnelles nécessaires auprès du client pour permettre le bon fonctionnement de ses systèmes et le traitement correct de l’enquête. Lors de l’inscription de la bibliothèque à la participation, il vous sera demandé les nom, prénom, adresse email de la personne de contact de la bibliothèque qui souhaite participer à l’étude. La personne de contact doit créer un mot de passe pour accéder au système en combinaison avec son adresse e-mail. Cette personne de contact peut modifier son mot de passe à tout moment. Le client ou sa personne de contact (contacts) doit choisir un mot de passe unique qui ne sert qu’à accéder au système Sentobib. Sento tiendra occasionnellement la personne de contact informée de l’enquête pendant la durée de l’enquête via l’adresse e-mail fournie. La personne de contact peut indiquer à tout moment qu’elle ne souhaite plus recevoir ces e-mails de mise à jour. Seuls les e-mails nécessaires au traitement de la facturation ne peuvent pas être refusés.

Une fois connecté au système, la personne de contact a la possibilité d’ajouter d’autres collègues de la bibliothèque au système de recherche. Ainsi, d’autres personnes peuvent également suivre la recherche. La personne de contact fournit son nom, prénom et adresse email. Ces personnes supplémentaires recevront un courriel avec une invitation pour confirmer qu’elles souhaitent donner suite à la recherche pour la bibliothèque.

Les contacts peuvent demander par simple notification par e-mail (contact [at] sentogroup [dot] eu) de consulter, modifier ou supprimer leurs données personnelles (nom, prénom, adresse e-mail). Au moins une adresse de contact reste requise pour le traitement de la facturation due, tant que cette facture n’a pas été payée.

11.3 Conservation des données

Les données sur la bibliothèque, la personne de contact et les données collectées lors de la recherche elle-même sont stockées sur des serveurs en Europe, sécurisées par des mesures de sécurité adéquates et communes et régulièrement sauvegardées. En cas de « violation de données » ou autre forme de piratage, Sento Group s’engage à prendre les contre-mesures nécessaires dans les meilleurs délais et à en informer les clients et contacts.

Article 12 : Propriété des données

Les données et coordonnées collectées dans le cadre de l’étude sont stockées et traitées par Sento Group. Ces données peuvent être fournies aux partenaires de la recherche, tels que les universités ou les organisations sectorielles, sous une forme anonymisée et à des fins d’analyse scientifique. Cela signifie que les données de recherche fournies aux partenaires sont dépouillées de tout lien avec la bibliothèque participante individuel. De cette manière, les partenaires académiques et les organisations sectorielles peuvent utiliser les données groupées et anonymisées pour mener des recherches scientifiques et soutenir le secteur. De cette façon, cependant, l’anonymat des résultats individuels de la  bibliothèque participante est également garanti. Sento Group peut transférer toutes les données et données de la recherche  à  des tiers à tout moment.  Le client peut demander une copie des  données de  recherche collectées via une simple demande à Sento Group, qui les fournit sous la forme d’un fichier Excel ou d’une autre forme.

 

Article 13 : Enquête personnalisée

Sentobib fournit un système (formulaire via le site Web) dans lequel la bibliothèque transmet des informations de base sur sa propre offre et son propre fonctionnement à l’équipe de recherche. Sur la base de ces informations, le sondage pour la bibliothèque est personnalisé afin que les questions pertinentes soient posées aux répondants pour cette bibliothèque. La bibliothèque a également la possibilité d’ajouter ses propres questions à l’enquête, par exemple pour des questions de recherche spécifiques localement. Il est interdit de demander des données personnelles (nom, adresse e-mail, adresse, ...) des répondants dans leurs propres questions. L’enquête est totalement anonyme et mise en conformité avec la législation RGPD, ajoutant de telles questions sur les données personnelles mettrait la recherche pour la bibliothèque en violation de cette législation et de l’anonymat promis pour le répondant. Enfin, la bibliothèque a la possibilité, si elle le souhaite, de parcourir l’ensemble de l’enquête à l’avance et d’indiquer quelles questions, ou options de réponse, elle souhaite faire supprimer dans son propre sondage. Certaines questions ou options de réponse ne peuvent pas être supprimées pour des raisons techniques. Ceci est clairement indiqué dans le formulaire.

Une fois le formulaire de personnalisation envoyé via le système de personnalisation, ces informations sont définitives et l’enquête est programmée comme telle. Un message s’affiche avant l’envoi qui vérifie en outre si l’on est sûr que les informations sont correctes et complètes. En principe, il n’est plus possible de modifier le questionnaire par la suite. L’équipe de recherche peut être contactée si des changements sont toujours souhaités, l’équipe peut y répondre autant que possible. Une fois que l’enquête est annoncée au public de la bibliothèque et que la collecte des réponses a commencé, aucun changement n’est possible.

Article 14 : Réponse, méthode et résultats

Sentobib fournit un briefing clair expliquant un certain nombre de possibilités pour faire connaître l’enquête à son propre public, aux anciens visiteurs et aux non-visiteurs. Sentobib fournit également une variété de supports de communication personnalisés. La bibliothèque peut choisir parmi cela sans obligation et utiliser ces matériaux dans ses propres canaux de communication. Si la bibliothèque souhaite développer d’autres matériaux, par exemple dans sa propre identité d’entreprise, cela peut être fait de sa propre initiative sans l’autorisation préalable de Sentobib. Le lien de l’enquête personnelle et le code QR ainsi que certains logos de l’enquête sont donc mis à disposition. Les matériaux fournis sont adaptés à l’impression, par exemple sous forme de flyers ou d’affiches. Le choix de faire imprimer des matériaux est gratuit pour le client, qui prend en charge les frais d’impression. Les dépliants ne peuvent pas être distribués dans le domaine public (en dehors de la bibliothèque) et ne peuvent pas être jetés sur la voie publique.

L’appel à participer à l’enquête est distribué par la bibliothèque elle-même, avec ou sans l’aide du briefing et du matériel de communication fourni. Sentobib ne peut garantir que la réponse sera obtenue ou combien de répondants seront atteints. Le nombre de répondants peut être consulté à tout moment sur la page de résultats (tableau de bord) que Sento met à la disposition du client, et peut être atteint via la connexion dans le système. Aucune limite n'existe au nombre de répondants qui peuvent joindre unu bibliothèque. Le matériel de communication et la séance d’information offrent la possibilité de faire connaître le questionnaire aux visiteurs, aux décrocheurs et aux non-visiteurs (échantillon de commodité). La possibilité d’interroger des visiteurs aléatoires dans la bibliothèque via les propres géomètres de la bibliothèque avec une tablette ou un téléphone portable est également offerte (échantillon aléatoire), à cette fin, un briefing séparé est mis à disposition. Pour la réalisation « en direct » des enquêtes via ces enquêteurs, un appareil mobile (tablette ou téléphone portable) avec une connexion Internet active doit être mis à disposition, l’enquête n’est pas disponible sur papier (en raison de sa longueur et de ses branches complexes).

Afin de fournir un soutien supplémentaire et de stimuler la collecte de réponses, Sentobib fournit des « incitations » pour les répondants. Pour chaque enquête correcte et complète, 1 (un) mètre carré de forêt tropicale menacée ou de réserve naturelle est sauvé par l’organisation reconnue World Land Trust. Un maximum de 1000 (mille) mètres carrés par bibliothèque participante est déterminé. En outre, les participants (répondants) à l’enquête ont une chance de gagner l’un des voyages d’une valeur de 1000 (mille) euros qui seront tirés au sort parmi les participants. Le règlement complet de participation se trouve sur la page d’accueil du sondage de votre bibliothèque.

À la fin de la recherche, la bibliothèque participante recevra un rapport de recherche personnel avec ses propres résultats de recherche pour son propre bibliothèque. Ce rapport propose également une analyse comparative avec un groupe de bibliothèques similaires à l’intérieur ou à l’extérieur du pays, ainsi qu’avec des résultats nationaux ou européens. Les possibilités d’analyse comparative sont influencées par le nombre final de bibliothèques participantes, leur emplacement et leurs caractéristiques, ainsi que par la réponse globale obtenue par ces bibliothèques. Par conséquent, aucune garantie ne peut être offerte à l’avance en ce qui concerne la composition des « clusters », les groupes de bibliothèques avec lesquels le benchmarking sera possible, ni en ce qui concerne les résultats nationaux ou européens. Sento n’est pas responsable de la qualité ou de la quantité de la réponse des répondants, et n’est pas responsable des erreurs. Le client est responsable de l’interprétation des résultats dans le contexte de sa propre réalité et est responsable de prendre éventuellement des mesures ou des décisions à la suite des résultats et du rapport de cette recherche.

 

Article 15 : Divers

Les droits et obligations découlant du présent Contrat conclu avec Sento pour le Client ne seront pas transférables à des tiers, en tout ou en partie, sans le consentement écrit préalable de Sento. Si une disposition d’un Contrat conclu avec Sento ou son application devenait ou serait nulle et non avenue ou inapplicable pour toute partie ou circonstance, cela n’affecte pas le reste de l’accord. Les modifications des coordonnées telles que, par exemple, les adresses, les contacts et les adresses e-mail, du Client doivent être communiquées immédiatement à Sento par le Client. Si le Client omet de le signaler immédiatement, Sento peut recouvrer les frais de recherche ou de retour des envois auprès du Client. Les fichiers journaux et autres administrations électroniques ou non électroniques de Sento constituent la preuve intégrale des déclarations de Sento et la version de toute communication (électronique) reçue ou stockée par Sento est considérée comme authentique, sauf preuve contraire du Client.

 

Article 16 : Droit applicable et compétence exclusive

Le présent Contrat conclu avec Sento est régi par le droit belge. Dans la mesure où les règles de droit impératif n’en disposent pas autrement, tous les litiges découlant du Contrat seront soumis au tribunal belge compétent de l’arrondissement dans lequel Sento est situé.

Facilitateur de l'étude :
Sento Group BV
Jachthoornlaan 22
2970 Schilde
Belgique

La facturation est organisée centralement par le facilitateur Sento Group BV :
TVA BE0783936281
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BIC KREDBEBB
 

Créé et publié le 1/3/2023 2023© Sento Group BV